Verfahrensbeschreibung Hypersoft POS

Die Verfahrensbeschreibung ermöglicht es dem Prüfer die Nutzung und die Methoden bei der Anwendung Ihres Abrechnungssystems glaubhaft nachzuvollziehen. Der wesentliche Punkt ist hierbei ihre eigene Verfahrensdokumentation für die Prozesse innerhalb Ihres Betriebes. Da wir diese nicht kennen haben wir Ihnen zuerst ein paar Fragen aufgestellt, anhand derer Sie ihre spezifische Verfahrensdokumentation besser erstellen können. Sie erhalten anhand dieser auch einen Eindruck, welche Themen Sie zusätzlich dokumentieren und welche Fragen bei ihnen unpassend sind. Danach schreiben wir unsere technische Verfahrensdokumentation, damit Sie auch in diesem Punkt gut abgesichert sind. Bei Bedarf unterstützen wir oder einige der hierfür qualifizierten Fachhandelspartner Sie auch bei der Gesamtaufgabe.

 

Gehen Sie diese Punkte für Ihren Betrieb durch und ergänzen diese bei Bedarf um weitere :

Sehen Sie den gesamten Bereich unter Fiskalgesetz zum Anwendungserlass zu § 146a AO

Hinweis zur Verfahrensdokumentation Erleichterungsregel

Hypersoft verwendet die Erleichterungsregelung beim Durchbedienen

Hinweis zur Verfahrensdokumentation TSE Error Report

Hypersoft kann mehrere elektronische Aufzeichnungssysteme (eAs) über eine oder mehrere im Netzwerk befindliche TSE signieren lassen. Hiermit ist es möglich, dass ein oder mehrere eAs eine TSE nicht erreichen kann und in den Fehlerstatus geht, während andere eAs die TSE ggf. weiterhin ansprechen und deren Buchungen signieren lassen können. Somit können TSE Ausfälle auch im TSE Error Report für einige Geräte angezeigt werden, während andere Geräte die TSE weiter verwenden.

Technische Mittel

  • Verwenden sie einen TSE oder einen Österreichische Sicherheitseinrichtung?
  • Integriertes bargeldloses Zahlungssystem?
  • Wie sichern Sie Ihre Daten?
  • Änderungsprotokolle?

Bedienerabrechnung

  • Wechselgeld?
  • Rückgeld?
  • Trinkgeld?
  • Bargeldlose Belege?
  • Gutscheine?

Arbeiten mit fester Preisebene oder Verlust...

Bei der Verwendung von festen Preisebenen oder Verlusten zu einem Schlüssel oder Ähnlichem kann man eventuell später nicht sehen, welcher Bediener (oder Manager) diesen tatsächlich verwendet hat (wenn dieser z.B. als Einladungsschlüssel benannt wurde). Sie sollten beschrieben können wer diese Möglichkeiten genutzt hat. Dies kann ganz einfach erfolgen, indem Sie z.B. jedem einzelnen Manager der diese Technik nutzt einen eigenen zweiten Schlüssel mit diesen Eigenschaften geben und diesen dann entsprechend benennen.

Fraud

  • Controlling?
  • Wareneinsatz?
  • Werden Storni-Prüfungen vorgenommen?
  • Buchungserfassung sichergestellt?
  • Trennung von Ware und Geld (Mobilgeräte, Orderbon etc.)?
  • Kundenanzeige (Quick-Service)?
  • Belegaushändigung?
  • Tagesabschluss?

Hypersoft technische Verfahrensdokumentation

Bei der ersten Buchung nach einem Tagesabschluss wird in der TSE die Uhrzeit aus dem Kassensystem eingestellt (Anmerkungen, deshalb dauert die erste Buchung geringfügig länger. Dies ist die Standardprozedur, da es vorgeschrieben ist und die Uhr in der TSE zu ungenau ist).

TSE Nutzung und Behandlung bei Hypersoft

TSE Sticks werden von Hypersoft dem jeweiligen Standort (Mandanten) eingecheckt und im Hypersoft Portal zusammen mit den anderen Geräten angezeigt. Bei der Aktivierung des TSE am Standort werden die Informationen über den Start der Lebenszeit des TSE Sticks nachvollziehbar in das Portal übertragen. Eine denkbare, eventuell situationsbedingte wiederkehrende Nutzung weiterer TSE Sticks wird somit verhindert. So ist die Kassensicherungsverordnung sicherer.

  • Sofortstorno (veralteter Begriff, siehe Storni vor Order)
  • Nullstellungen erzeugen eine TSE Signierung.
  • Storni vor Order erzeugen TSE Signierungen (wie alle Storni und Retouren).
  • Wechselgeldeinzahlungen und Auszahlungen erzeugen TSE Signierungen.
  • Zahlungsart modifizieren erzeugen TSE Signierungen.
  • TSE Online-Archiv - Sehen Sie die Verfahrensdokumentation dort: Verfahrensdokumentation TSE Online Archiv

TSE Zuweisungen und Mehrfachnutzung...

Bei Hypersoft können mehrere TSE parallel betrieben werden. Dies kann zur Folge haben, dass ein Vorgang, ja nach buchendem System, auch von mehreren TSE signiert werden kann. Zum Beispiel die Buchungen auf TSE A und die Zahlung dieser auf TSE B.

Weiterführende Dokumentation: TSE Mehrfachnutzung

Hypersoft POS

  • Jede Buchung die an der Kasse getätigt wird, wird mit neuer Saldo in der TSE signiert (Prozess Type: Bestellung). Im Vorgang wird notiert, dass die Buchungen signiert wurden. Ändert sich der Verkaufspreis des Artikels zum Beispiel durch Verlust, Änderung der Preisebene, angewandtem Rabat, etc. wird beim nächsten neuen Saldo eine "minus Signierung" mit dem Original Preis, und eine Plus Signierung mit dem neuen Preis getätigt. In dieser Signierung sind folgende Daten abgebildet.

BESTELLUNG...

  • Menge
  • Bezeichnung der Ware bzw. der Leistung
  • Preis pro Einheit
  • Mit Erstellung einer Rechnung oder Abschluss eines Vorgangs wird der Vorgang im TSE signiert (Prozess Type: Kassenbeleg). In dieser Signierung sind folgende Daten abgebildet.

Vorgangstyp – (Kassenbeleg)

Bruttoumsatz je Steuersatz

Zahlbetrag je Zahl Art (BAR, UNBAR)

  • Die Signierung besteht aus 2 Objekten. (QR-Code) der Signierung und (Text) der Signierung. Diese können auf der Rechnung per Schalter an und ausgeschaltet werden (aktuell nur QR Code).

Für DIN-A4 Rechnungen gibt es 5 neue Variable, die im List&Label mit dem Layouter verwendet werden können.

  • DESignature.QRCODE (QR-Code aus der TSE-Signier Einheit
  • DESignature.Comment1 (Zeilen sind mit "|" bzw. „NeueZeile“ getrennt
  • DESignature.Comment2 (Zeilen sind mit "-" getrennt (Block Text in einem Stück)
  • DESignature.TimeFirstBooking (Datum/Zeit erste Buchung)
  • DESignature.TimeLastBooking (Datum/Zeit letzte Buchung)
  • Sonderfall an der Kasse:

Wird an der Kasse ein Vorgang geöffnet, der Bereits mit einem Kassenbeleg signiert wurde, so wird die Signierung per Gegenbuchung aufgehoben und beim erneutem Abschluss erneut signiert. Hiermit sollen Situationen aufgefangen werden wenn zum Beispiel Vorgänge nicht verarbeitet werden können und somit von der Business LogicGeschlossen Die Hypersoft Business Logic ist ein Programm zum Erledigen von Aufgaben die von Kassensystemen und anderen Modulen an das Buchungsjournal gestellt werden. als Fehler identifiziert wurden. Die Businesslogic übernimmt die durchgeführte Signierung von der Kasse, und überträgt diese in die x_ADDON Tabelle. Zu jede TransactionID in der x_Trasaction gibt es auch einen Datensatz in der x_ADDON Tabelle mit der Signierung.

Webshop 2.0 Anbindungen

Sehen Sie Verfahrensdokumentation zu Buchungen zwischen Webshop und POS

BZV Anbindung für Kartengeräte

Trinkgeld am Zahlungsterminal...

Wird Trinkgeld Nachträglich an einem angebundenen Zahlungsterminal gegeben, wo wird beim Abschluss dieses Vorgangs folgendes durchgeführt:

Die Belegsignierung wird mit einer Gegenbuchung erneut signiert (alles mal -1).

Das nachträglich bezahlte Trinkgeld wird als Typ BESTELLUNG signiert.

Eine neue Belegsignierung wird erstellt.

Beispiel:

Beleg^38.00_0.00_0.00_0.00_6.00^19.00:Bar_25.00:Unbar

Beleg^-38.00_0.00_0.00_0.00_-6.00^-19.00:Bar_-25.00:Unbar

1;"Trinkgeld BZV";6.00

Beleg^38.00_0.00_0.00_0.00_12.00^19.00:Bar_31.00:Unbar

Cashless Top-Up Terminal

Cashless Top-Up Terminal - Das Aufladen der Karten wird mit TSE signiert. Das System zeigt wie üblich an, ob TSE eingerichtet ist oder nicht.

eCommerce Anbindung

Unsere eCommerce Anbindung unterstützt das konforme Arbeiten mit der TSE.

Zu der Absicherung der Buchungen auf Seite der 3rd Party können wir keine Aussagen treffen. Integrieren Sie solche Anbindungen on Ihre Verfahrensbeschreibung und lassen sich bei Bedarf von den Anbietern weitere Zusicherungen aushändigen. Lesen sie in diesem Zusammenhang auch TSE mit eCommerce und 3rd Party Integrationen.

BANKETTprofi Anbindung

Sehen Sie hierzu die Hinweise unter BANKETTprofi Anbindung.

Nullstellung

Befindet man sich in Deutschland, so muss die Hypersoft Verfahren zur Nullstellung werden. Um die Funktion zu dokumentieren, wird ein Eintrag in der TSE bei der Nullstellung erstellt (Process Type: „Sonstiger Vorgang). Eine Nullstellung funktioniert nur an Stationen die einer TSE zugeordnet sind. Gespeichert wird der ausgewählte Grund aus der Liste und der eingetippte Text unter Beschreibung.

Wechselgeld

Wechselgeld wird bei der Nutzung von Wallet-Control signiert. Ersatzweise können auch Einzahlungen und Auszahlungen für Wechselgeld genutzt werden - beides aber nicht zusammen im Mischbetrieb für dieselbe Geldbörse.

Wenn zum Zeitpunkt des Kassenabschlusses eine Geldbörse bzw. Geldlade noch nicht durch Wallet-Control abgeschlossen wurde, wird das darin enthaltene signierte Wechselgeld als Wechselgeldentnahme über die TSE signiert und die Geldbörse bzw. Geldlade mit einem gesonderten Status (2) geschlossen.

Zahlungsart modifizieren

  • Zahlungsart ändern:

Bei der Funktion Zahlungsart Modifizieren wird der ursprüngliche Vorgangstyp Kassenbeleg mit einer Gegenbuchung versehen und erneut mit der neuen Zahlungsart signiert.

  • Vorgang bearbeiten:

Bei der Funktion Vorgang Bearbeiten, wird der gesamte Vorgang in der TSE mit eine Gegenbuchung versehen. Sowohl die Buchungen als auch der Beleg dazu. Beim neuen Abschluss werden die Buchungen und der Beleg erneut signiert.

Aktuelle Begrenzung 31.03.2020 mit der TSE Aktivierung:

  • Das TSE kompatible Update kann in Deutschland mit eingerichteter TSE keine Trainingsbuchungen vornehmen.
  • Die Nutzung von Batchjobs zur Anpassung der "Win.ini" ist ein Hack und ist nicht kompatibel mit der TSE Nutzung. Lösen Sie die Anforderung mit den Funktionen zur virtuellen Kasse (die in Kürze erweitert werden). Die bisherige Nutzung bleibt rückwirkend betrachtet GoBD konform, kann aber nicht mit der TSE genutzt werden.
  • Stationsnummern sind für die einmalige Einrichtung vorgesehen. In seltenen Fällen stellen Kunden Stationsnummern um. Dies ist nicht TSE konform. Lösen Sie die Anforderung mit den Funktionen zur virtuellen Kasse. Die bisherige Nutzung bleibt rückwirkend betrachtet GoBD konform, kann aber nicht mit der TSE genutzt werden.
  • Die Kassenfunktion Ebene Nettopreis anwenden darf nicht mit der TSE verwendet werden. Wenn Sie diese in Deutschland verwendet haben entfernen Sie dies Funktion aus dem POS System.
  • Auch keinerlei Eingriffe sind im Buchungsjournal mit TSE möglich, dies würde zu Fehlern führen. Sollten noch Funktionen zur Korrektur der Zahlungswege oder ähnlichem Fehlern beim Handling benötigt werden fragen sie den Support. Schreiben Sie eine Notiz für Ihre Verfahrensbeschreibung bzw. Buchhaltung , wenn jemand bei Ihnen Fehlbuchungen verursacht hat.
  • Noch keine fertiggestellte Unterstützung des Comestero Vendingsystems.

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